Tổng hợp các sự cố thường gặp về tổng đài và cách khắc phục

Các sự cố thường gặp khi gọi điện cho khách hàng

Có thể kể đến các lỗi thường gặp về tổng đài như:

• Tín hiệu bị rè hoặc nhiễu sóng, nghe không rõ.
• Không thể thực hiện cuộc gọi, âm thanh một chiều.
• Tiếng vọng, âm thanh bị trễ.
• Không ghi âm được cuộc gọi.
• Không có cuộc gọi đến mà tổng đài vẫn đổ chuông.
• Không kiểm soát được thời gian gọi điện.
• Hệ thống trả lời tự động bị lỗi.

Nguyên nhân khiến chất lượng tổng đài kém

Dưới đây là những cách kiểm tra nguyên nhân khiến chất lượng tổng đài của bạn bị kém:

• Di chuyển bộ định tuyến nếu chúng quá gần màn hình máy tính, quạt máy hay nguồn điện,... Những thiết bị này sẽ gây ra nhiễu sóng âm thanh.
• Kiểm tra và che Micro điện thoại. Nếu tiếng vọng hoặc nhiễu sóng dừng lại, bạn có thể chỉ cần giảm âm lượng của tai nghe hoặc loa.
• Kiểm tra thiết bị trung gian được kết nối với bộ định tuyến và điện thoại của bạn. Hãy cắm trực tiếp bộ định tuyến và điện thoại vào nhau. Nếu sự cố không còn thì rất có thể lỗi xuất phát từ thiết bị trung gian đó.
• Kiểm tra và thay thế những thiết bị đã quá cũ vì chúng có thể dẫn đến chất lượng âm thanh kém.

3 cách khắc phục sự cố về tổng đài và cải thiện chất lượng cuộc gọi

Băng thông Internet phải được đảm bảo

Hiện nay, nhà mạng có rất nhiều gói băng thông khác nhau. Nếu bạn chọn gói băng thông quá  ít so với lượng cuộc gọi thì chất lượng sẽ bị ảnh hưởng. Ngược lại, nếu chọn gói quá nhiều sẽ gây ra lãng phí. Bạn có thể đề xuất doanh nghiệp lựa chọn hoặc thay đổi gói băng thông phù hợp với tình hình.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp

Thiết bị chủ yếu được nhắc đến ở đây chính là tai nghe dành cho nhân viên tổng đài. Đây chính là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Nếu mua phải những thiết bị kém chất lượng, chắc chắn trong quá trình nghe gọi sẽ xảy ra những tạp âm và tiếng vang, tiếng rè không mong muốn.

Tuy nhiên, cách khắc phục sự cố về tổng đài tốt nhất chưa hẳn là trang bị những thiết bị đắt tiền. Vì nếu chúng không tương thích với hệ thống thì cũng rất dễ gây ra sự cố. Cách tốt nhất bạn cần làm là hỏi ý kiến của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài hoặc những người có chuyên môn để lựa chọn thiết bị phù hợp và chất lượng.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín

Yếu tố quyết định gần 90% chất lượng tổng đài mà bạn đang sử dụng sẽ phụ thuộc vào việc lựa chọn nhà cung cấp.

Tiêu chí để lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ tốt:

• Dịch vụ chất lượng cao, có tính ổn định.
• Giá cả phù hợp.
• Đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm, nhiệt tình.
• Được đánh giá tốt trên thị trường.

Theo đó, VietGuys cũng là nhà cung cấp các giải pháp Voice và tổng đài thông minh với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai cho hơn 5,000 doanh nghiệp trong và ngoài nước.

VietGuys cung cấp đầy đủ các tính năng mà một tổng đài doanh nghiệp cần có. Ngoài ra, đi liền với chất lượng dịch vụ được đánh giá tốt luôn là sự tận tâm hỗ trợ hết mình từ đội ngũ VietGuys.

Để trực tiếp kiểm chứng chất lượng dịch vụ tổng đài hay Voice của VietGuys, doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi tại đây.