Hotline là gì? Đầu số Hotline nào phù hợp với doanh nghiệp bạn?

Hiện nay, doanh nghiệp nào cũng cần kết nối với khách hàng qua cuộc gọi bằng các đầu số khác nhau được gọi chung là Hotline. Vậy Hotline là gì? Có những đầu số Hotline nào? Doanh nghiệp bạn nên lựa chọn đầu số Hotline nào để sử dụng hiệu quả? Hãy cùng VietGuys tìm hiểu qua bài viết sau.

Hotline là gì?

Hotline là đường dây nóng giúp kết nối khách hàng với doanh nghiệp qua điện thoại.

Có 4 đầu số hotline chính đó là:

• Đầu số 1800
• Đầu số 1900
• Đầu số cố định
• Đầu số di động

Theo đó, đầu số hotline được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Doanh nghiệp nên lựa chọn đầu số Hotline nào?

Đầu số 1900

Đầu số Hotline 1900 thường được sử dụng để tư vấn và bán hàng. 1900 sẽ tính cước cho người gọi đến là khách hàng. Cước phí cuộc gọi có thể dao động trong khoảng 1.000 - 15.000đ/phút tùy theo từng trường hợp đăng ký với nhà mạng.

Do vậy, trong lời chào mở đầu cuộc gọi, doanh nghiệp cần thông báo về giá cước cho khách hàng biết. Đây là quy định bắt buộc của nhà mạng nhằm thể hiện tính minh bạch về mức cước mà khách hàng phải chi trả cho mỗi phút cuộc gọi.

Ưu điểm:

• Đầu số dễ nhớ.
• Có thể triển khai toàn quốc, không phân biệt mã vùng.
• Doanh nghiệp sẽ được hưởng % chiết khấu từ 26-40% tổng doanh thu cước phí khách hàng gọi vào.

Nhược điểm:

• Hotline 1900 chỉ có thể nhận cuộc gọi đến từ khách hàng, không tương tác được 2 chiều.
• Tốn chi phí khởi tạo đầu số 1.500.000đ (chỉ trả một lần), chi phí duy trì 400.000đ (thu theo tháng) và các chi phí có thể phát sinh thêm (nếu có).

Đầu số 1900 sẽ phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng để tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng,... Các lĩnh vực như tư vấn bảo hiểm, tư vấn du học, làm Visa, văn phòng luật,... hoàn toàn phù hợp để sử dụng đầu số này.

Đầu số 1800

Đầu số 1800 thường được sử dụng để hỗ trợ và chăm sóc khách hàng. Khác với đầu số 1900, 1800 sẽ tính cước cho người nhận cuộc gọi là doanh nghiệp. Nếu khách hàng gọi từ thuê bao cố định thì cước phí là 545 đồng/phút, còn từ thuê bao di động toàn quốc là 850 đồng/phút (chưa bao gồm VAT).

Ưu điểm:

• Khuyến khích khách hàng gọi vào vì đây là đầu số miễn cước cho khách hàng.
• Đầu số dễ nhớ, dễ quảng bá, không phụ thuộc vào mã vùng.

Nhược điểm:

• Ngoài chi phí lắp đặt và triển khai ban đầu, doanh nghiệp còn phải chi trả thêm chi phí cước phát sinh khi khách hàng gọi vào.
• Khó kiểm soát được cước phát sinh vì không chắc chắn thời lượng khách hàng gọi vào.
• Đầu số Hotline 1800 chỉ có thể nhận cuộc gọi đến từ khách hàng nên nếu doanh nghiệp cần liên lạc cho khách hàng thì cần phải trang bị thêm một đầu số gọi ra.

Đầu số 1800 phù hợp với những doanh nghiệp có mong muốn kích thích nhu cầu liên hệ của khách hàng.

Đầu số di động

Trước đây đầu số di động thường được sử dụng cho mục đích cá nhân. Tuy nhiên, hiện nay chúng đã được dùng để tích hợp vào tổng đài làm đầu số Hotline cho doanh nghiệp với mục đích tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Đầu số di động có thể tương tác 2 chiều với khách hàng và có khả năng kết nối nhiều cuộc gọi cùng lúc.

Ưu điểm:

• Dễ lựa chọn được đầu số theo mong muốn
• Chi phí thuê bao hàng tháng khá thấp
• Không phụ thuộc vào mã vùng

Nhược điểm:

• Mặc dù đã được phát triển được thành số tổng đài nhưng người dùng vẫn còn tâm lý là số cá nhân. Điều này sẽ ảnh hưởng nhiều đến tỷ lệ bắt máy. Do đó, nếu muốn quảng bá thương hiệu và cải thiện tỷ lệ nhấc máy, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ Voice Brandname - Cuộc gọi thương hiệu. Lúc này tên thương hiệu sẽ hiển thị thay cho đầu số di động khi gọi đến khách hàng, giúp nâng cao độ tin cậy hơn.
• Cước phí gọi ngoại mạng khá cao.

Đầu số di động phù hợp với những doanh nghiệp muốn lựa chọn đầu số đẹp khi cần gọi đến khách hàng, mà không cần phụ thuộc vào bên đăng ký như đầu số 1900 hay 1800. Ngoài ra nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí  thì có thể sử dụng nhiều đầu số để gọi nội mạng với khách hàng.

Đầu số cố định

Đầu số cố định cho phép doanh nghiệp chỉ sử dụng một đầu số duy nhất đã đăng ký với nhà mạng. Đầu số này có chứa mã vùng cụ thể, ví dụ: Hà Nội là 024, Tp.HCM là 028,... Đầu số cố định có thể tương tác 2 chiều với khách hàng.

Ưu điểm:

• Chi phí gọi thuê bao trong cùng một tỉnh khá thấp.
• Khách hàng có thể dễ dàng nhận diện được vùng miền kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhược điểm: Chi phí gọi liên tỉnh, gọi ngoại mạng, gọi quốc tế,... khá cao.

Đầu số cố định sẽ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô hoạt động trên khu vực tỉnh thành vì đầu số này sẽ giúp khách hàng dễ định hình và dễ nhớ hơn.

Trên đây là thông tin về 4 đầu số Hotline phổ biến trên thị trường. Doanh nghiệp có thể so sánh và lựa chọn đầu số thích hợp cho doanh nghiệp mình.

Hướng dẫn đăng ký đầu số Hotline cho doanh nghiệp

Có thể thấy, đầu số Hotline là một dịch vụ cần thiết để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc tư vấn và chăm sóc khách hàng. Để đăng ký sở hữu số Hotline, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký đầu số Hotline

• Chọn đầu số Hotline phù hợp với doanh nghiệp
• Cung cấp một số giấy tờ sau đây khi đăng ký:
• Bản sao GPKD hoặc CMND.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền.

Bước 2: Lựa chọn tổng đài

Doanh nghiệp có thể thuê tổng đài Cloud, Call Center hoặc đầu tư tổng đài nội bộ IP PBX.

Bước 3: Chuẩn bị thiết bị đầu cuối

Để có thể sử dụng tổng đài, doanh nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị đầu cuối như máy tính, điện thoại IP, phần mềm, Wifi,…

Bước 4: Triển khai và đưa đầu số vào hoạt động

Bạn cần thiết lập một số yếu tố cơ bản sau để có thể sử dụng tổng đài hiệu quả:

• Địa chỉ doanh nghiệp và thiết lập các tính năng cần sử dụng.
• Tạo lời chào tổng đài và các phím tắt.
• Thiết lập số lượng điện thoại viên, nhân viên trực tổng đài.
• Soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng.
• Triển khai.

Trong vòng 3-5 ngày, nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ sẽ hoàn thành xong mọi thủ tục và lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp.

Hy vọng với những thông tin trên đã giúp bạn đọc hiểu thêm về đầu số Hotline và các tính năng liên quan. Hãy thường xuyên truy cập vào website Voice Brandname để cập nhật những tin tức mới mỗi tuần nhé!

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ Voice Brandname, doanh nghiệp có thể liên hệ VietGuys qua:

• Địa chỉ: Tầng T, 456 Hai Bà Trưng, P. Tân Định, Q. 1, TP. HCM
• Email: info@vietguys.biz
• Website: https://voicebrandname.biz
• Hotline: (028) 73008027 - 0933 331 840