Tổng đài là gì? Doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống tổng đài nào phù hợp?

Tổng đài là gì?

Tổng đài là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc nội bộ và ra ngoài trên một số đường thuê bao nhất định.

Hiện nay, các dịch vụ tổng đài được sử dụng vô cùng rộng rãi và được cải tiến để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng. Chẳng hạn như có một số tổng đài sẽ sử dụng thuật toán tự động để kết nối các cuộc gọi mà không cần đến sự trợ giúp của con người.

Lợi ích nổi bật của tổng đài điện thoại

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà hệ thống tổng đài điện thoại mang lại cho doanh nghiệp:

• Hệ thống tổng đài có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc.
• Tiếp nhận cuộc gọi đến bằng việc quy định đổ chuông trên nhiều máy bất kỳ để xử lý nhanh đa số cuộc gọi.
• Tạo hệ thống liên lạc nội bộ miễn phí với nhau.
• Có thể chuyển máy cho nhau dễ dàng trong cùng một hệ thống tổng đài nội bộ.
• Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý từng tổng đài viên thông qua dữ liệu được ghi lại trên hệ thống.

Có những loại hình tổng đài nào phổ biến hiện nay?

VietGuys sẽ điểm qua 4 loại hình tổng đài phổ biến nhất hiện nay để doanh nghiệp có thêm thông tin khi lựa chọn:

Tổng đài Analog

Tổng đài Analog có thể xem là hệ thống tổng đài đời đầu, sử dụng công nghệ Analog hoạt động dựa trên đường dây của bưu điện.

Khi có người đăng ký sử dụng, nhà mạng sẽ kéo đường dây bưu điện trực tiếp đến tận nơi sử dụng. Vì thế phạm vi sử dụng của nhà mạng này thường là phạm vi hẹp và không được linh hoạt.

Ưu điểm:

• Phương thức hoạt động độc lập không phụ thuộc vào mạng Internet hay điện.
• Có thể chặn các cuộc gọi không mong muốn.

Nhược điểm:

• Hạn chế tính năng, chỉ có thể gọi điện.
• Chi phí lắp đặt và bảo trì cao.
• Quy trình nâng cấp phức tạp, khó mở rộng máy nhánh.
• Không hỗ trợ API để kết nối CRM, ERP.
• Không hỗ trợ quản lý từ xa.

Tổng đài IP

Tổng đài IP là hệ thống hoạt động dựa trên nền tảng IP. Theo đó, IP là hệ thống sử dụng mạng Internet để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài. Khi sử dụng tổng đài IP, doanh nghiệp không cần xây dựng hệ thống mạng riêng lẻ vì sẽ sử dụng chung hạ tầng LAN. 

Hệ thống tổng đài IP thường được sử dụng trong bệnh viện, công ty,… Cuộc gọi sẽ được thực hiện bằng các gói dữ liệu qua mạng Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.

Ưu điểm:

• Dễ dàng cài đặt, quản lý, nâng cấp và mở rộng hệ thống.
• Chi phí thấp cho các cuộc gọi nội bộ.
• Cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ.

Nhược điểm: Chất lượng cuộc gọi phần lớn phụ thuộc vào đường truyền Internet và kỹ thuật nén. Khi xảy ra sự cố rất khó xử lý nhanh chóng.

Tổng đài di động

Tổng đài di động là dịch vụ sử dụng các thiết bị và đầu số di động với các chức năng của một tổng đài thông thường, giúp doanh nghiệp có thể sở hữu một tổng đài riêng mà không cần phải đầu tư lắp đặt và bảo trì, bảo dưỡng.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư hệ thống.
• Tận dụng được số di động đang có của doanh nghiệp.
• Có thể kết nối thông qua điện thoại IP cho phép triển khai các máy nhánh để tiếp nhận cuộc gọi theo nhiều cách.

Nhược điểm: Số di động thường mang tính cá nhân nên ít tạo nên sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể kết hợp thêm dịch vụ Voice Brandname để hiển thị tên thương hiệu thay cho đầu số di động khi gọi đến khách hàng. Dịch vụ này sẽ giúp gia tăng sự uy tín và tỷ lệ nhấc máy hơn cho doanh nghiệp.

Tổng đài ảo

Tổng đài ảo là hệ thống sử dụng Internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường. Tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc chăm sóc và quản lý khách hàng với chi phí tối ưu nhất.

Ưu điểm:

• Chi phí lắp đặt thấp.
• Chi phí cước gọi thoại giảm 50%.
• Miễn phí cuộc gọi nội bộ dù khác tỉnh.
• Triển khai hệ thống và mở rộng máy nhanh chóng.
• Dễ dàng kết nối với các hệ thống quản trị khách hàng như CRM, ERP
• Không cần đầu tư nhân lực quản trị hệ thống.

Nhược điểm: Giống như tổng đài IP, chất lượng cuộc gọi qua tổng đài ảo cũng phụ thuộc phần lớn vào đường truyền Internet. Do đó, nếu đường truyền không đủ tốt sẽ dễ dẫn đến hiện tượng mất thông tin và trì hoãn cuộc gọi.

Trên đây là những ưu nhược điểm của từng hệ thống tổng đài mà doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn.

Mẹo lựa chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp

Nếu bạn vẫn còn gặp khó khăn trong việc lựa chọn tổng đài thì dưới đây là 3 tiêu chí quan trọng giúp bạn đưa ra quyết định ngay cho mình:

Hệ thống tổng đài đảm bảo tính ổn định: Vì mọi gián đoạn trong quá trình sử dụng tổng đài đường truyền kém có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí vận hành thấp: Đối với những hệ thống tổng đài truyền thống cùng quy trình lắp đặt phức tạp sẽ khiến chi phí của doanh nghiệp tăng cao và đôi khi không đảm bảo hiệu quả.

Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài uy tín: Bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp tổng đài uy tín, có hệ thống bảo mật rõ ràng và minh bạch. Vì những thông tin hay dữ liệu cuộc gọi luôn là tài sản quan trọng đối với các doanh nghiệp, nên hãy vô cùng cẩn trọng.

Hiện tại, VietGuys cũng là đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp, bảo đảm tính ổn định, chi phí vận hành thấp và bảo mật thông tin rõ ràng. Doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ VietGuys qua những địa chỉ sau:

• Địa chỉ: Tầng 1 và T, 456 Hai Bà Trưng, Tân Định, quận 1, HCM
• Email: info@vietguys.biz
• Website: https://voicebrandname.biz/
• Hotline: (028) 73008027 - 0933.331.840